会議のマンネリ化を改善する方法

沖縄でセールスライター兼コンサルタントの活動をしている知念悟です!


いまでは多くの企業が活用しているテレワークですが、その一方であることが囁かれつつあります。

それは、


「仕事ができる人とできない人の差が明確に現れるようになった。」


ということ。


例えば、会議の中でも

一言も発言しない社員がいる。

反対にいつまでもダラダラと答えの出ない議論をしている。

でもこれってリモートになったことで目立つようになっただけなのです。



定期的な決まりなので、「とりあえず会議を開く」ことを目的に会議を行っている企業が実は多いのです。本当に利益を残している企業というのは、会議も必要なことのみを発言し本来の目的を忘れないものです。


あなたの会社はどうでしょう?


今回は、定例会議のマンネリを防ぐ方法についてお伝えします!

それではいきましょう!

改めて会議を行うの目的とは?


辞書によると会議とは、


関係者が集まって(一定の手続きにのっとり)議題について意見を出し、相談すること。その会合。「編集―」。また、その機関。


という意味になります。


議題について意見を出して、相談して答えを決めることに会議を開く意味があるのです。

その週の行事や日程を報告するだけの場にはなっていませんか?←それなら書類で各自チェックするだけで済みませんか?

議題に対して、感情を持ち込んで話を進めていませんか?

結論をぼかして「結局アレって誰がやるんだっけ?」となってはいませんか?

一言も発言しない社員がいる


これらにひとつでも当てはまるのなら、それは会議を開くことが目的になっている証拠です。


意味のある定例会議にすることができれば、企業が目的としていることに対してどのような行動に移す必要があるのか、各自の業務においての改善点や課題に対して積極的に発言できる会議の仕組みを構築しなければなりません。

そのための必要な取り組みが「グランドルール」の設定


グランドルールとは、


会議、ミーティング、自助グループなどを行う際に設定することがあるルール。

Wikipedia


このグランドルールの設定が会議を意味のある円滑にするポイントになります。

簡単に言うと、「みんなで守る会議のルール」のことです。



例えば、時間を設定することも良いでしょう。

時間を設定することで、長々とダラダラした会議を防ぐことができます。ただ会議の開始時間と終了時間を設定するのではなく発言時間の目安を決めてあげましょう。

発言時間を設けることで「時間内にどのようにして自分の発言を伝えられるか?」と発言する前から内容に対して考える必要ができ、発言の質を高めることができます。


また、会議は誰かを攻撃する場所ではありません。議論を交わしてみんなで答えを導き出す時間です。

たくさんの知識や経験を積んでいるとその人の考えを否定してしまっている場合があります。もちろん間違った考えを正すことは必要ですが、そこの感情を乗せてしまうとそれは攻撃になります。

そうなると発言者は、次以降発言を控えるようになります。←だってどうせ間違っているって言われるから発言するだけ損じゃんってなりますよね?


会議において相手への配慮ある行動や発言は質の高い会議にしていく中で重要なことなので意識してみましょう。


さらに感情的な発言にならないポイントとしては、数字や起きた出来事の事実のみにフォーカスすることが大切です。



最後に発言しない社員に対しての対策ですが、ファシリテーター役に抜擢しましょう。


ファシリテーターとは、

参加者の主体性を促し、多様な人材から、それぞれの経験や専門分野を尊重しながら、各人の多様な意見やアイデア、動機などを最大限に引き出し、話し合いにおける相互作用のプロセスをより有効・有益にするための、働きかけを意味する。その結果、問題の解決、新たな創造、気づきや学び、相互理解や情報共有などを促進する。

ファシリテーションは、「目的達成」、「時間」、「人の力活用」という、トレードオフにある3要素を最適化しながら、議論や学習、交流などの進行を促す「機能」である。

weblio辞書



中立な立場を取り、発言をまとめたり、促す役を取る、いわば進行役なのです。


また発言しない社員の特徴として、まだ経験が浅く発言に自信がないため発言する場という意識が低い。もしくは、仕事に対してヤル気がない。


このどちらかです。


そのため、最初からファシリーテーターの役割を全てこなすのは難しいかと思われます。


まずは会議の開始と終了の合図をするや発言の順番を決めて発言者に話を振っていく。決まったことを最後に報告するなど、できそうな役割から与えていきましょう。


役割を任せられることで責任感や充実感を感じるので、会議以外の業務でも力を発揮するきっかけを与えてあげましょう。


以上が定例会議のマンネリ化を改善する方法でした!

もちろんそれ以外にも会議の質を高めることができる方法もありますが、すぐに行動に移せる方法からお伝えしたので、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょう!

会議が短くなることで、営業なら1件多くセールスができるようになります

通常業務もより多くの業務がこなせるようになります

会議の質が高まることで、会議の目的を忘れず決定されたことに対して、行動を移す明確な目的ができ、社員の仕事の質をあげることができます

若手や仕事に対してモチベーションの低い社員も役割を与えることで、居場所ができ仕事のパフォーマンスをあげることに成功します。



いつも行っていることかもしれませんが工夫をしてみると様々な効果をもたらしてくれるので、ぜひあなたの参考になれば嬉しいです。


それでは今回はここらへんで!ありがとうございました!


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